Бизнесу приходится одновременно подтверждать факт поставки товаров, выполнения работ или оказания услуг, оформлять расчеты с контрагентами и хранить документы для бухгалтерского и налогового учета. Если для каждой операции использовать отдельные бумаги, документооборот быстро становится громоздким. Один из инструментов, который помогает сократить количество документов, — универсальный передаточный документ. В зависимости от ситуации он может выполнять функции первичного учетного документа и одновременно содержать сведения счета-фактуры.

Что представляет собой УПД

УПД используется для документального оформления хозяйственной операции. В нем могут отражаться сведения о продавце и покупателе, стоимость, налоговые данные и другая необходимая информация. При этом важно различать варианты применения документа. УПД может использоваться как документ об отгрузке или передаче результатов работ и услуг, а в соответствующем формате — включать сведения счета-фактуры. Иными словами, универсальный передаточный документ позволяет объединить информацию, которая при другом подходе могла бы находиться в нескольких документах.

Почему УПД удобен в электронном документообороте

В электронном документообороте особенно важны единые форматы. Они позволяют информационным системам корректно распознавать реквизиты документа и передавать их между участниками сделки. ФНС утвердила форматы счета-фактуры и УПД приказом от 19 декабря 2023 года № ЕД-7-26/970@. Впоследствии в формат вносились изменения, в том числе приказом от 15 ноября 2024 года № ЕД-7-26/1032@. Для компании это означает, что электронный документ должен формироваться с учетом действующих требований к его формату. На практике соответствующие функции обычно реализуются через учетную систему и оператора ЭДО.

Как выглядит документооборот с УПД

Схема зависит от того, кто формирует документ и какие системы используют стороны сделки. В электронном варианте продавец или исполнитель создает УПД, подписывает его электронной подписью и направляет контрагенту через систему ЭДО. Получатель проверяет сведения и при необходимости подписывает документ со своей стороны. После этого электронный документ сохраняется в информационной системе организации в соответствии с правилами хранения бухгалтерской документации. Перед отправкой стоит проверить:

• реквизиты продавца и покупателя;


• договор и основание для операции;


• наименование и количество товаров или содержание работ и услуг;


• цены, стоимость и налоговые данные;


• даты и сведения о подписантах;


• корректность электронной подписи.

Такая проверка особенно важна при автоматическом заполнении документов из учетной системы. Ошибка в исходных данных может перейти сразу в несколько связанных документов.

Можно ли заменить УПД обычным счетом-фактурой

Счет-фактура и УПД решают разные задачи, поэтому автоматически считать их взаимозаменяемыми нельзя. УПД может объединять функции первичного документа и счета-фактуры, но конкретный способ оформления зависит от характера операции и требований к учету. Кроме того, не стоит воспринимать УПД только как электронный аналог накладной. Его формат предусматривает различные сценарии применения, а правила документооборота нужно сопоставлять с конкретной хозяйственной операцией.

Как организовать работу без лишних ошибок

Главное преимущество УПД проявляется тогда, когда документ встроен в общую систему учета. Если сотрудники создают его вручную, а сведения затем переносят в другие программы, часть эффекта от электронного документооборота теряется. Практичный подход — заранее решить, какие операции оформляются УПД, кто отвечает за подготовку и проверку документа, как проходит его подписание и где хранится электронный экземпляр.

УПД удобен именно своей многофункциональностью: он помогает сократить дублирование информации и выстроить более последовательный обмен документами между контрагентами. Но эффективность зависит не только от самого формата, а и от того, насколько правильно компания настроила внутренние процессы и электронный документооборот.