Кадровые документы постепенно переходят в цифровой формат: заявления, уведомления, дополнительные соглашения и другие бумаги сотрудники могут получать и подписывать онлайн. Для работодателя это возможность ускорить кадровые процессы, а для работников — сократить количество визитов в отдел кадров и упростить обмен документами. Но переход на электронный документооборот вызывает закономерный вопрос: обязан ли сотрудник соглашаться на цифровой формат или вправе продолжать работать с бумажными документами? Ответ зависит от того, когда человек был принят в компанию, какой порядок документооборота действует у работодателя и о каком именно документе идет речь.
Что такое кадровый электронный документооборот
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это создание, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронной форме. Он регулируется трудовым законодательством, в том числе положениями Трудового кодекса РФ. Через электронную систему работодатель может оформлять многие кадровые документы без распечатки и личной передачи. Однако цифровой формат не означает, что абсолютно все документы можно перевести в электронный вид: для отдельных документов законом предусмотрены исключения. Важно также различать КЭДО и электронную переписку. Сообщение в мессенджере или обычное письмо на электронную почту не всегда заменяет кадровый документ, оформленный по установленным правилам.
Можно ли отказаться от электронного документооборота
Закон предусматривает разные условия для сотрудников, которые уже работали в организации к моменту внедрения КЭДО, и тех, кто устраивается после его введения. Юридические детали разобраны в статье «Журнала про КЭДО» — издания сервиса HRlink. Если человек был принят на работу до внедрения электронного кадрового документооборота, его согласие на переход в общем случае необходимо. Сотрудник вправе продолжить взаимодействовать с работодателем на бумаге, если не согласен на электронный формат. Сам по себе такой отказ не является дисциплинарным проступком и не должен служить основанием для наказания. Для новых сотрудников правила могут отличаться. В предусмотренных законом случаях работодатель вправе организовать кадровый документооборот в электронном виде без отдельного согласия работника. При этом нужно учитывать исключения, установленные Трудовым кодексом, и соблюдение работодателем требований к внедрению системы.
Как отказаться от цифрового формата правильно
Если сотрудник не хочет переходить на КЭДО, лучше сообщить об этом работодателю письменно. Это поможет зафиксировать позицию и избежать недоразумений при оформлении кадровых документов. В заявлении достаточно указать, что работник не дает согласия на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота и просит продолжить оформление документов на бумажном носителе. Специальная сложная форма обычно не требуется, но стоит сохранить копию обращения с отметкой о получении или подтверждение его отправки.
Полезно заранее уточнить в отделе кадров:
- какие документы компания планирует оформлять электронно;
- как передать заявление об отказе;
- где и в какие сроки получать бумажные документы;
- как будет организовано подписание документов, требующих участия сотрудника.
Отказ от КЭДО не освобождает работника от обязанности знакомиться с кадровыми документами и выполнять законные требования работодателя. Меняется способ оформления и передачи документов, а не трудовые обязанности.
Может ли работодатель наказать за отказ
Если сотрудник вправе остаться на бумажном документообороте и не давал согласия на переход в электронный формат, наказание исключительно за такой отказ неправомерно. Работодатель не может подменять предусмотренную законом процедуру давлением на работника или угрозами дисциплинарного взыскания. При этом важно оценивать конкретные обстоятельства. Например, если сотрудник отказывается не от электронного формата как такового, а от выполнения законного распоряжения, не связанного с выбором способа документооборота, правовая оценка может быть другой. Если работодатель угрожает взысканием, снижением выплат или увольнением из-за отказа от КЭДО, стоит сохранить переписку и копии документов. При необходимости можно обратиться за консультацией в государственную инспекцию труда или к специалисту по трудовому праву.
Что важно знать перед переходом на КЭДО
Электронный документооборот способен сделать кадровые процедуры удобнее, но его внедрение должно учитывать права работников. До подписания согласия стоит разобраться, какая система используется, как подтверждается личность подписанта и каким способом сотрудник сможет получить копии документов.
Главное — не путать удобство цифрового формата с обязанностью пользоваться им во всех случаях. Возможность отказаться зависит от правового статуса сотрудника и обстоятельств внедрения КЭДО, поэтому спорные ситуации лучше проверять по действующим нормам Трудового кодекса РФ.
