Я работаю бухгалтером в московской бюджетной организации с автопарком в 105 машин. Хочу поделиться опытом, как мы нашли способ оплачивать платную городскую парковку один раз в конце месяца и ушли от сбора чеков у водителей.
Немного законов
Бюджетные организации обязаны оплачивать парковку своих автомобилей точно так же, как и коммерческие компании. Правила оформления оплаты регулируется постановлением Правительства Москвы от 17.05.2013 № 289-ПП «Об организации платных городских парковок в городе Москве». Оно гласит, что не платить за парковку могут только автомобили экстренных служб. Для остальных машин действуют такие способы оплаты парковок:
- перечислением годовой резидентной платы;
- через паркомат — парковочной или банковской картой;
- списанием средств с виртуального парковочного счёта водителя.
По какой статье проводить эти расходы? Мы относим их к подстатье КОСГУ 226 — «Прочие работы, услуги». Приказом Минфина России от 21.12.2012 № 171н «Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации на 2013 год и на плановый период 2014 и 2015 годов» предусмотрена ещё одна подстатья, 224: «Арендная плата за пользование имуществом». Но она работает только, если был заключен договор аренды парковочных мест. Когда водителю в городе нужно срочно припарковаться, эта подстатья не подходит.
Личные наличные: как учитывали парковки раньше
Сложность для бухгалтерии бюджетной организации в том, что по закону мы не можем авансировать оплату городской парковки.
Когда только появились платные парковки, бремя оплаты легло полностью на водителей, по вышеупомянутой причине. Поначалу они даже избегали платных парковок, чтобы не платить из личных средств. Всё же расходы – сейчас, а их возмещение – в конце месяца. Для водителя это не очень приятно. Нам приходили огромные штрафы за неправильную парковку.
Потом водители привыкли и стали парковаться правильно. Только конфликты не исчезли: часть чеков за месяц непременно потеряется, о чём нетрудно догадаться. А нам, бухгалтерам, нужны подтверждающие документы, чтобы возместить водителям расходы на парковку. По «невидимым» чекам компенсировать оплату я просто не могу. В итоге период ежемесячной отчётности проходил напряжённо. Я понимала, что не могу помочь водителям не терять чеки, они меня тоже понимали, но осадок оставался.
Примерно год назад от коллеги из коммерческого сектора я узнала про способ постоплаты городской парковки. Законодательно ничего не изменилось, но появилась автоматизированная система Паркоматика, которая работает в связке с Московским паркингом.
Постоплата с помощью Паркоматики
Сейчас это единственный сервис, о котором мне известно, где возможна постоплата городской парковки для бюджетных организаций.
Как это работает? В личном кабинете я вижу всю отчётность по парковкам: кто, где, во сколько, как долго и пр. В конце месяца в программе я формирую единый счёт за все автомобили и оплачиваю его со счёта организации, одним платежом. Поскольку Паркоматика на техническом уровне связана с Московским паркингом, такая схема платежей полностью соответствуют требованиям закона. Сумма расходов на городскую парковку проходит всё по той же подстатье 226 КОСГУ, о которой я говорила в начале.
Водителю теперь не только не нужно собирать чеки, он вообще не платит за парковку.
Как это выглядит со стороны водителя? У каждого водителя на телефоне установлено приложение Паркоматика. Когда он паркуется, то запускает парковочную сессию в приложении. Когда уезжает — закрывает её. Паркоматика уже знает, кто этот водитель, на каком автомобиле, потому что в самом начале работы с системой мы загружаем туда списки водителей и автомобилей. Паркоматика отправляет данные о парковке в личный кабинет бухгалтера – и я в режиме онлайн всё вижу.
Конфликты с водителями у нас исчезли. По моим расчётам, около 30 часов работы бухгалтерии в месяц освободилось, у меня появилось больше времени для основной работы.
Как я теперь работаю с отчётностью по парковкам
Поскольку Парковамика работает онлайн и не требует установки, пользоваться ею мы начали сразу, в тот день, когда узнали. Обучение бухгалтеров тоже не понадобилось, программа интуитивно понятная.
В любой момент я могу выгрузить отчёт для руководства, например, в виде обычного файла Excel. На это уйдёт ровно одна минута. Кстати, для руководства там тоже есть полезные функции: Паркоматика показывает статистику и аналитику по расходам на парковку.
Если возникают вопросы по работе системы, техподдержка помогает разобраться очень быстро. Еще не было такого вопроса, который «висел» бы более суток или с которым нас оставили один на один.
Сколько экономим
У нас 105 машин, на весь учёт расходов на городскую парковку теперь уходит всего 15 минут в месяц. За счёт снижения количества штрафов и за счёт сокращения человеко-часов бухгалтера, мы теперь экономим в среднем 150 000 рублей в месяц, если сравнивать со временем до внедрения Паркоматики.
Как мы внедрили Паркоматику и сколько времени это заняло
Нужно зарегистрироваться на сайте parkomatica.ru. Сразу после регистрации появляется личный кабинет бухгалтера, можно попробовать его функции и загрузить списки машин и водителей. Далее, конечно же, заключается договор. На это у нас ушло два рабочих дня, включая согласования. Убедить руководство было несложно: совместно с менеджером Паркоматики мы сделали презентацию, где показали выгоды от внедрения системы, сразу в сэкономленных суммах на штрафах и человеко-часах. Цифры говорят сами за себя и мы довольно быстро получили добро на внедрение.
Первый месяц за сервис мы не платили, только за сами парковки. Насколько я знаю, этот бонус действует и сейчас. Подробности можно узнать на сайте Паркоматики.
