Делопроизводство — неотъемлемая часть деятельность любого бизнеса. Перевод в электронную форму регистрации документов, ведения номенклатуры дел и тому подобных процессов позволит исключить ошибки, неизбежные при ведении бумажной канцелярии, а также сэкономить время сотрудников. Поскольку перечисленные процессы связаны с документами, для их автоматизации лучше всего подойдет программное обеспечение класса СЭД, иными словами, система электронного документооборота.

Один из самых популярных инструментов, представленных на рынке — российская СЭД ТЕЗИС. На ее примере можно увидеть, как системы делопроизводства избавляют сотрудников от рутинной работы и позволяют поддерживать в канцелярии порядок и прозрачность.

Возможности системы:

• Учет входящих и исходящих писем, договоров, а также внутренних документов (служебных записок, приказов и других документов).


• Автоматическая нумерация документов в установленном компанией формате.


• Упрощение регистрации документов за счет наличия быстрой формы и механизма предотвращения повторной регистрации.


• Быстрый поиск документа и просмотр его статуса.


• Списание документов в установленном компанией порядке.


• Автоматическая обработка резолюций руководства.


• Контроль местонахождения бумажных документов, в том числе, выданных на руки.


• Интеграция с почтовым клиентом.


• Потоковое сканирование и распознавание текста документов.


• Создание электронного архива документов.

Ключевое преимущество таких мощных программ документооборота как СЭД ТЕЗИС состоит в том, что это не узконаправленный инструмент для автоматизации делопроизводства и канцелярии (хотя он и покрывает все связанные с этим запросы). Системы подобного типа позволяют автоматизировать максимально широкий круг задач.

Другие задачи, решаемые системами делопроизводства и документооборота

Помимо учета и регистрации документов СЭД позволяет автоматизировать процессы подготовки, согласования, утверждения и ознакомления. Кроме того, в наличии удобный механизм управления поручениями: постановки их одному или нескольким сотрудникам, контроля исполнения, уведомлении о приближении сроков или других важных событиях. Также в СЭД доступны возможности интеграции с системами юридически значимого электронного документооборота, учетными системами наподобие 1С, корпоративными порталами и другими сторонними решениями. Наиболее гибкие продукты, такие как СЭД ТЕЗИС, позволяют реализовать множество уникальных процессов, связанных с финансами, кадрами, планированием ресурсов.